Zusatzmandat für die Rechnungsprüfung

Vom 20. Dezember 1990
[Verkündet am 17. Dezember 1992 als Teil der Anlage zum Gesetz vom 11. Dezember 1992; BGBl. II S. 1182;
in Kraft getreten am 1. November 1996]

Änderungen seit Inkrafttreten:

• Keine.

Die nachstehende Fassung ist außer Kraft getreten zum 30. Juni 2006. Die Rechnungsprüfungsbestimmungen gemäß Änderungsprotokoll 1999 von Vilnius sind jetzt in Artikel 27 der COTIF 1999 aufgenommen. Sie finden sie hier.

1.

Der Rechnungsprüfer prüft die Konten der Organisation einschließlich aller Treuhandfonds und Sonderkonten, soweit er es für nötig hält, um sich zu vergewissern, daß

1. die Finanzausweise den Büchern und Schriften der Organisation entsprechen;
2. die Finanzoperationen, auf die sich die Ausweise beziehen, in Übereinstimmung mit den Regeln und Vorschriften sowie den Budgetbestimmungen und den anderen Richtlinien der Organisation durchgeführt wurden;
3. die Werte und das Bargeld, die bei einer Bank oder in der Kasse hinterlegt sind, entweder anhand direkter Belege der Verwahrer geprüft oder tatsächlich gezahlt wurden;
4. die internen Kontrollen, einschließlich der internen Rechnungsprüfung, angemessen sind;
5. alle Elemente der Aktiva und Passiva sowie alle Überschüsse und Defizite in einem Verfahren verbucht wurden, das er für befriedigend erachtet.

2.

Nur der Rechnungsprüfer ist berechtigt, die Bestätigungen und Belege, die der Generaldirektor liefert, ganz oder teilweise anzuerkennen. Sofern er es als zweckmäßig erachtet, kann er jeden Beleg über Finanzoperationen oder Lieferungen und Material eingehend untersuchen und nachprüfen.

3.

Der Rechnungsprüfer hat jederzeit freien Zugang zu allen Büchern, Schriften, Buchungsbelegen und sonstigen Informationen, die er als notwendig erachtet.

4.

Der Rechnungsprüfer ist nicht berechtigt, die eine oder andere Rubrik der Konten abzulehnen, er macht jedoch den Generaldirektor unverzüglich auf jede Operation aufmerksam, deren Ordnungsmäßigkeit oder Zweckmäßigkeit ihm fraglich erscheint, damit dieser die nötigen Maßnahmen ergreifen kann.

5.

Der Rechnungsprüfer legt eine Bestätigung über die Finanzausweise mit folgendem Wortlaut vor und unterschreibt sie: "Ich habe die Finanzausweise der Organisation für das Geschäftsjahr, das am 31. Dezember ... endet, geprüft. Die Prüfung schloß eine allgemeine Analyse der Buchungsmethoden und die Kontrolle der Buchungsbelege und anderer Unterlagen ein, die mir nach den Umständen notwendig erschien." Gegebenenfalls führt diese Bestätigung aus, daß

1. die Finanzausweise die Finanzlage am Ende des in Betracht kommenden Zeitraumes sowie die Ergebnisse der während dieses Zeitraumes durchgeführten Operationen zufriedenstellend wiedergeben;
2. die Finanzausweise entsprechend den erwähnten Buchungsprinzipien erstellt wurden;
3. die Finanzgrundsätze gemäß den Modalitäten angewendet wurden, die denjenigen entsprechen, die für das vorangegangene Geschäftsjahr galten;
4. die Finanzoperationen in Übereinstimmung mit den Regeln und Vorschriften sowie den Budgetbestimmungen und den anderen Richtlinien der Organisation durchgeführt wurden.

6.

In seinem Bericht über die Finanzoperationen erwähnt der Rechnungsprüfer:

1. die Art und das Ausmaß der Prüfung, die er vorgenommen hat;
2. die Elemente, die sich auf die Vollständigkeit oder Genauigkeit der Rechnungen beziehen, erforderlichenfalls einschließlich
   1) der für die richtige Interpretation und Beurteilung der Rechnungen notwendigen Informationen;
   2) jedes Betrages, der zu erheben gewesen wäre, der aber nicht in die Rechnung eingegangen ist;
   3) jedes Betrages, der Gegenstand einer normalen oder bedingten Ausgabeverpflichtung war und der nicht verbucht oder bei den Finanzausweisen nicht berücksichtigt wurde;
   4) der Ausgaben, für die keine ausreichenden Belege vorgelegt wurden;
   5) einer Aussage, ob die Rechnungsbücher in gehöriger Form geführt sind; die Fälle, in denen die Darstellung der Finanzausweise von den allgemein anerkannten und ständig verwendeten Buchhaltungsprinzipien abweicht, sind hervorzuheben;
3. die anderen Fragen, auf die der Verwaltungsausschuß aufmerksam zu machen ist, zum Beispiel:
   1) die Fälle von Betrug oder vermutetem Betrug;
   2) die Verschwendung oder unzulässige Verwendung von Fonds oder anderen Guthaben der Organisation (selbst wenn die Konten, die solche Operationen betreffen, ordnungsgemäß geführt wurden);
   3) die Ausgaben, bei denen die Gefahr besteht, daß sie nachträglich beträchtliche Kosten für die Organisation verursachen könnten;
   4) jeden allgemeinen oder besonderen Mangel des Systems zur Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben oder der Lieferungen und des Materials;
   5) die Ausgaben, die den Absichten des Verwaltungsausschusses nicht entsprechen, unter Berücksichtigung der innerhalb des Budgets ordnungsgemäß vorgesehenen Übertragungen;
   6) die Kreditüberschreitungen, unter Berücksichtigung der Änderungen, die sich aus Übertragungen ergeben, die innerhalb des Budgets ordnungsgemäß vorgesehen sind;
   7) die Ausgaben, die den für sie bestehenden Ermächtigungen nicht entsprechen;
4. die Genauigkeit oder Ungenauigkeit der Rechnungen die Lieferungen und das Material betreffend, erstellt nach der Inventaraufnahme und der Prüfung der Bücher.

Darüber hinaus kann der Bericht auf Operationen hinweisen, die im Verlauf eines vorhergehenden Geschäftsjahres verbucht wurden und über die neue Informationen vorliegen, oder auf Operationen, die im Verlauf eines späteren Geschäftsjahres zu tätigen sind und über die eine Information des Verwaltungsausschusses im voraus wünschenswert ist.

7.

Der Rechnungsprüfer darf in keinem Fall eine Kritik in seinen Bericht aufnehmen, ohne zuvor dem Generaldirektor eine angemessene Möglichkeit zur Stellungnahme einzuräumen.

8.

Der Rechnungsprüfer teilt dem Verwaltungsausschuß und dem Generaldirektor die Feststellungen im Zusammenhang mit der Rechnungsprüfung mit. Er kann darüber hinaus jeden Kommentar geben, den er hinsichtlich des Finanzberichtes des Generaldirektors für angebracht hält.

9.

Soweit der Rechnungsprüfer nur eine summarische Prüfung vorgenommen hat oder keine hinreichenden Rechtfertigungen erhalten konnte, hat er dies in seiner Bestätigung und seinem Bericht zu vermerken und die Gründe für seine Bemerkungen sowie die Folgen, die sich daraus für die Finanzlage und die verbuchten Finanzoperationen ergeben, im einzelnen darzustellen.

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